In addendum van het beleidsplan werd een masterplan opgesteld in functie van vorige audits en input enquêtes, met de bedoeling om de hiaten binnen de club weg te werken waar mogelijk. Het volledige beleidsplan kan u
HIER downloaden.
In feite betreft het standaard afspraken/procedures die algemeen wel actief zijn binnen de club, maar nooit werden gedocumenteerd op een gestructureerde wijze.
Doorstroming jeugd
Een efficiënte doorstroming van de jeugd naar beloften en 1e ploeg is van cruciaal belang voor de continuïteit van de clubwerking. Het signaal dat er bij VC Zwijnaarde kansen worden geboden aan talentvolle jongeren, moet duidelijk zijn.
Volgende principes worden hierbij in acht genomen:
- Continue screening van de postformatie (U17 – U21) mbt talentvolle spelers
- Frequentieve deelname aan wedstrijden van de beloften door talentvolle speler
- Frequentieve deelname aan trainingen van de beloften door talentvolle spelers
- Scouting nieuwe spelers 1e ploeg ifv beschikbaarheid (posities) van talentvolle jeugdspelers
Samenstelling van het (jeugd)budget
Het budget per seizoen wordt jaarlijks opgesteld door de financiële manager en ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad Van Beheer. Streefdoel is om dit voor 1 Januari van het lopende seizoen goedgekeurd te krijgen (nodig voor transferbeleid).
Naast het beslissingsrecht van de Raad Van Beheer, worden enkele principes opgenomen waaraan moet voldaan worden bij het opstellen van het budget.
- Het budget wordt ingedeeld per commissie (categorieën)
- Er is geen aparte ‘jeugdkas’, deze wordt geïntegreerd in het clubbudget
- Er is wel een aparte rapportering betreft het jeugdbudget
- Het budget seniors en jeugdbudget moet over een periode van 3 opeenvolgende seizoenen steeds in evenwicht zijn.
- Het budget seniors mag nooit meer bedragen dan 50% van het totale clubbudget
- Budgetten worden samengesteld op basis van de vorige 3 seizoenen en rekening houdend met toekomstige investeringen en/of wijzigingen in de clubdoelstellingen.
Afbakening jeugdwerking (identiteit)
Hoezeer het in de toekomst een doelstelling is om de jeugdwerking uit te bereiden naar een meer competitieve structuur (provinciaal niveau), wordt vandaag uitsluitend op gewestelijk niveau aangetreden met onze jeugdteams. De samenstelling van de jeugdteams wordt ism met de TVJO, jeugdtrainers en (indien noodzakelijk) ouders. Hierbij wordt rekening gehouden met volgende principes:
- Iedereen speelt in de leeftijdscategorie waarin hij/zij is toegewezen door de modaliteiten van het betreffende seizoen.
- Meisjes spelen in 1 categorie lager, volgens de toegelaten modaliteiten.
- Laatrijpe spelers kunnen mits voorleggen van een medisch attest, uitkomen in een lagere categorie.
- In onder- en middenbouw (tem 8v8) kunnen op basis van ‘sportieve redenen’ spelers verschoven worden naar een lagere of hogere categorie, steeds in samenspraak met de ouders.
- Idealiter worden teams gevormd met 3 spelers ‘in overtal’ (bvb 5v5 > 8 spelers)
- Bij een hoger overtal, wordt een beurtrol opgesteld, zodoende dat iedere speler gelijke selectiebeurten krijgt over het ganse seizoen.
- Bij een te hoog overtal, zal beslist worden om de betreffende categorie op te splitsen.
- Evaluatie & Actieplan van beleidsplanning
Om onze doelstellingen (missie – visie) continu te monitoren en bij te kunnen sturen waar nodig, is een regelmatige evaluatie hiervan noodzakelijk. Op basis van de bevindingen tijdens de evaluaties wordt een actieplan opgesteld met duidelijke omschrijving, verantwoordelijkheden en targets.
De regelmatige evaluaties worden opgenomen in de volgende organen van de clubstructuur:
- Vergaderingen : Raad van beheer – Trainers – Jeugdvergaderingen
- Algemene jaarlijkse info vergadering (alle leden)
- Aangevraagde externe audits (double pass)
- Deelname aan een Clubgrade traject als screening voor onze organisatie
Vergaderstructuur
Op regelmatige, vastgelegde tijdstippen worden per commissie vergaderingen vastgelegd. Deze worden in een jaarplanning opgenomen. Enkel indien een meerderheid van 60% niet aanwezig kan zijn, wordt de geplande vergadering uitgesteld of opgeschort.
Elke vergadering wordt afgesloten met een verslag dat wordt bijgehouden door de betreffende verantwoordelijke.
Vergaderstructuur
| DEELGROEP |
FREQUENTIE |
VOORZITTER |
SECRETARIS |
| Raad Van Beheer |
Kwartaal |
Elias Geert |
Elias Geert |
| Dagelijks Bestuur |
Maandelijks |
Elias Geert |
Plessers Mark |
| Technische Commissie |
Tweemaandelijks |
De Bundel Sammy |
Elias Geert |
| Jeugdtrainers |
Tweemaandelijks |
Morel David |
Plessers Mark |
| Jeugdafgevaardigden |
Kwartaal |
Elias Geert |
Plessers Mark |
| Werkgroepen |
NTB |
NTB |
NTB |
| Algemene Vergadering |
Jaarlijks |
Elias Geert |
Elias Geert |
Werkgroepen
Stilstaan is achteruitgaan. Met deze slogan wil VC Zwijnaarde aan de slag om de algemene clubwerking, en niet minder in het bijzonder de jeugdopleiding op termijn te verbeteren. In een tijdsperk waarin flexibiliteit en diversiteit niet meer weg te denken is uit onze maatschappij, wil de club zich versterken met competente medewerkers die een inbreng kunnen hebben in het beleid van de club
Om dit te verwezenlijken, werd het plan opgesteld om personen te integreren in de club via werkgroepen. Elke werkgroep krijgt een bepaald thema toegewezen, waarin personen zitten die zich aangesproken voelen met het betreffende thema.
De volgende werkgroepen werden in eerste instantie naar voor geschoven, op basis van SWOT analyse en heersende factoren binnen de clubwerking:
- Communicatie
- Sponsoring
- Vrijwilligersbeleid
- Ouderparticipatie
Iedere werkgroep bepaald de verdere uitwerking van het thema, inclusief tussentijdse evaluaties naar de Raad van Beheer
Vrijwilligersbeleid
Een concreet vrijwilligersbeleid bestaat (nog) niet binnen de club, maar uiteraard is er wel een (stilzwijgend) HRM beleid betreft de rekrutering van medewerkers binnen de totale structuur van de club. Een duidelijk onderscheid wordt gemaakt tussen sporttechnische functies (bvb trainer) en algemene functies (bvb terreinverzorger) wat betreft de rekrutering en definitieve voorwaarden tot aansluiting.
Algemene principes betreft medewerkers:
- Iedereen met het juiste profiel (competenties in functie omschrijving) is welkom, los van afkomst en cultuur
- Medewerkers dienen zich akkoord te verklaren met de algemene visie, identiteit en waarden van de club
- Verloningen kunnen worden toegekend binnen de werkelijke reglementering van de vzw wetgeving (Vrijwilligerswet vzw’s)
Rekrutering binnen de sporttechnische functies wordt behandeld door de sport technische verantwoordelijken (sportief manager – TVJO), alle andere door de voorzitter. Iedere intake van personen die deel gaan uitmaken van de clubstructuur (organogram) wordt besproken binnen de Raad van Beheer.
Nota: onze club werd in 2013 verkozen tot “Vrijwilligersvriendelijke Sportclub” na het volgen van een pilootproject via de vzw Dynamo Project.
Vorming en opleiding
Alle (sport technische) medewerkers kunnen op kosten van de club (kosten worden in schijven terugbetaald), opleidingen volgen die aanleunen bij de specifieke taken die ze uitvoeren. Hiermee willen we als club een krachtig signaal geven dat we iedere medewerker alle kansen willen geven zich volledig te kunnen ontplooien, uiteraard ook met het gevolg dat de clubwerking hier ook voordeel uit zal halen.
Enkele voorbeelden van opleidingen:
- Trainer cursussen (met officieel getuigschrift)
- Opleidingen management tools
- ETT trainingen en cursussen in het kader van onze samenwerking met de andere Gentse voetbalclubs (KAA Gent Foundation)
In het kader van de ETT samenwerking kunnen ook enkele vormingsactiviteiten op de club plaatsvinden.
Evaluatie trainers
Jaarlijks wordt iedere jeugdtrainer in een persoonlijk gesprek onderworpen aan een evaluatiegesprek. Hierbij worden de scores van trainer en TJVO in onderling overleg vergeleken en besproken. Bedoeling is om de werkpunten in kaart te brengen met het oog op de verdere ontplooiing als trainer.
Tijdens de werkvergaderingen met het voltallige trainerskorps, kunnen bepaalde zaken met betrekking tot het functioneren ter sprake gebracht worden in de afsluitende vragenronde. Uiteraard worden persoonlijke zaken hier niet besproken en kan iedere trainer vragen om een tussentijds persoonlijk gesprek met TVJO en/of jeugdvoorzitter.
Voor de evaluatie wordt gebruikt gemaakt van een standaard evaluatie formulier, via de ClubAssist tool.
